Trotz Ankündigung vor über zwei Jahren geben vier von zehn Unternehmern an, dass sie noch nicht bereit für den Umstieg sind - vor allem Selbstständige mit wenig oder keinem Personal. Das geht aus einer Umfrage des Unternehmensportals Xerius hervor.
Demnach weiß außerdem jeder sechste Unternehmer, dass er bis zum 1. Januar kein digitales Rechnungssystem haben wird. Besonders Ein-Personen-Unternehmen schieben den Umstieg so lange wie möglich hinaus, vor allem, wenn sie keinen Buchhalter haben. Dabei drängt die Zeit. Wer sich nicht an die Regeln hält, muss mit satten Geldstrafen rechnen.
Übergangsphase und Strafen
Immerhin hat das Finanzministerium eine dreimonatige Übergangs- und Toleranzphase von Januar bis März 2026 angekündigt. In dieser Zeit gibt es keine Strafen, wenn Firmen Probleme mit der neuen Pflicht zur E-Rechnung haben.
Die Regel soll Unternehmen helfen, die sich ehrlich bemühen, die Vorschriften einzuhalten, aber noch technische oder organisatorische Schwierigkeiten haben. Kleine Firmen und Selbstständige bekommen aber einen Steuervorteil, wenn sie in digitale Technik investieren. Sie können 20 % der Kosten von der Steuer abziehen. Wer neue Rechnungsprogramme oder Software nutzt, darf sogar 120 % der Kosten bis 2027 absetzen.
Mit der neuen Regel möchte die Regierung den Rechnungsstellungsprozess standardisieren und automatisieren. Rechnungen werden dabei direkt von einer Buchhaltungssoftware zur anderen über ein zentrales, gesichertes Netzwerk namens "Peppol" versendet. Das soll Fehler deutlich verringern – und auch Betrug. Dem Staat entgehen nämlich jährlich Milliarden an Mehrwertsteuereinnahmen.
Laut Francis Adyns vom belgischen Finanzministerium ist die Mehrwertsteuer besonders anfällig für Fehler.
Die sogenannte Mehrwertsteuerlücke – also der Unterschied zwischen den erwarteten und den tatsächlich erzielten Einnahmen – ist in Belgien deutlich größer als in den Nachbarländern.
Das System der digitalen Rechnungsstellung wird noch ausgebaut. Ab 2028 sendet ein Unternehmer, wenn er seine Rechnung über das Peppol-Netzwerk verschickt, gleichzeitig auch eine Kopie an die Steuerbehörde. Das Finanzamt kann somit schneller eingreifen, wenn auffällige Transaktionen auftreten.
Ein bedeutender Vorteil von elektronischen Rechnungen liegt darin, dass sie beim Kunden schneller verarbeitet werden können und sie daher schneller ihr Geld erhalten.
Welche Software?
Man benötigt eine Software, die für den Betrieb über das Peppol-Netzwerk konzipiert ist. In den letzten Jahren sind viele Lösungen auf dem Markt erschienen, die sich vor allem an Unternehmen mit einem geringen Rechnungsvolumen richten.
Es gibt eine Ausnahmeregel: Diese Verpflichtung gilt nicht für Rechnungen, die an Privatpersonen gesendet werden.
Man muss aber in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen von den Lieferern zu empfangen. Auch solche Unternehmer müssen also ihre Systeme bis Januar 2026 entsprechend anpassen.
Informationen über die elektronische Rechnungsstellung gibt es bei WFG Ostbelgien und auf der Internetseite des Finanzministeriums.
Manuel Zimmermann
